シゴト生活を考えるライフマネジメント研究所

内定者研修のページ


パスワードを入力しOKボタンを押してください: 


ビジネスメールの基本


「送信者」表示名を(自分の)氏名にする受信者が、誰からのメールか一目で分かる

海外とのメール送受信がない人は、表示名を「山崎真理」などと漢字で表記し、
海外とのやりとりがある人は、「mari yamazaki」などローマ字で表記する。
というのが少し前までの原則でした。
ところが、スパムメールの急増によって、
ローマ字表記のメールは、スパムメールに紛れて、削除されてしまうケースが増えてきました。


そこで、やや面倒ですが、海外とのやり取り時だけローマ字表記に設定を変更するなどして対応し、
原則は、日本語表記にすることをお勧めします。
また、ローマ字でも日本語でも、いずれもフルネーム表示が基本です。
会社によっては、「山崎真理 ○○会社」など、社名を併記するケースもあります。
これも、受信者に、「このメールは誰からだろう?」と不信感を抱かせたり、
不安を抱かせないための配慮です。

設定方法(Outlook Expressの場合)
1.Outlook Expressの画面上部「ツール」→「アカウント」をクリック。
2.「インターネットアカウントボックス」が立ち上がるので、「メール」タブをクリック。
3.該当のメールアドレスをクリックし、右側にある「プロパティ」をクリック。
4.「全般」画面の、中ほどの「ユーザー情報」→「名前」に、
  表示させたい名前を入力して、OKボタンをクリックして閉じる。

メールに「署名」を入れる自分のポジションや自分へのアクセス情報を伝える

ビジネスメールでは、末尾に「署名」を入れるのが一般的です。
受信者に、自分のポジションやアクセス情報を伝えるのが目的です。
「氏名」「会社名」「所属部署」「住所」「電話・ファクス番号」
「会社のURL」「自分のメールアドレス」などが、基本項目になります。
みなさんはまだ学生ですので、
「氏名」「大学名」「学部名」「自分のメールアドレス」を基本にして、
これに、(ご自分が必要だと思ったら)連絡先などを入れると良いですね。

「署名」の入れかた
1.Outlook Expressの画面上部「ツール」→「オプション」→「署名」をクリック。
2.「作成」ボタンをクリック。「署名の編集」の「テキスト」画面に、必要事項を記入。
  または、メール(やテキストファイル)でまず「署名」を作り、
  それをコピーして、「署名の編集」の「テキスト」画面にペースト。
  →後者のやり方の方がレイアウトなどを確認できるので、作りやすいかもしれませんね。
3.同画面の「署名の設定」の「すべての送信メッセジに署名を追加する」が
  チェックされていることを確認して、OKボタンをクリックして閉じる。

携帯メールから送るときの注意点

携帯メールをパソコンで受信すると、たいていは、誰からのメールか分かりません。
携帯キャリアによっては、送信者表示を「山崎真理の携帯電話から」などと設定することが出来ます。
そのような設定が出来ない場合は、メールの件名の最後に(山崎真理)などと入れておくと親切です。
また、携帯メールでは、件名を入れない人も多いようですが、
オフプライベートでは、必ず件名を入れます。
件名のないメールは、相手に不信感を抱かせ、読まずに削除してしまうことが多いためです。


ライフマネジメント研究所/LMI U.S.A.,Inc. since 1985

Copyright 2011, by Life Management Institute. All rights reserved